これは私的なメモに近いものです。
今の時点での僕のもっている考えです。このドキュメントは大会運営のルールを正確に反映していない可能性が高いので御注意下さい。
というか、正式な大会運営のルールをほとんど知りません。

あくまで、記録室運営の実務の上で感じた事をまとめました。

ですので、外部からのリンクは貼っていません。
特に秘密のページではありません。



システム運営の為の防備録

	第一版
　　　 2009/9/27 赤とんぼ舞うフォレストゴルフクラブで成年男子のスコア入力の終了を待ちながら。
　　　 2009/9/28 明け方、寝付けなかったので忘れないうちに加筆
　　　 2009/9/29 誤字修正と追加
　　　 2009/10/01 写真追加、スコアカードの事を追加、その他少々変更




【人員と記録室・ハードウエア】

運営においては、スタッフにシステムの動きを十分伝え、スタッフに任せ、彼らの工夫を十分に行かす事が重要。
実際と同じ様に練習を行い、感じた事を伝えてもらってシステムに反映させる事が大事。
プログラムは完全ではなく、業務の為に有るのだから変わる事が大事。

大会開催期間中にも、スタッフ、外部の技術者、団体責任者からの指摘で、多くの不具合を直した。（64回大会）
ビジネスロジックの変更も有った。システムの不安定を生まない限り皆直した。（64回大会）
当日の直しの為に十分テストを行えないので結構シビアだった。



会場設営の時に電源が無くてたこ足を買いに走った。
電源のロールをレンタルしたのだが、到着が一番最後で朝一にパソコン設定に行ったのだが出来なかった。
電源ケーブルは多いほど良い。




会場が古いと電源の手配が上手く出来ない。
室内の壁にある電源から取っていたのだが、隣の部屋でも同じ系統から取っていた。
コピーを取っていたらブレーカーが落ちた。冷水機が沢山電力を取っていたかも知れない。（64回大会）
冷水機より小さい冷蔵庫が良いかも知れない。


その後に室外のコンセントから電源ロールで取り込んだ。


コピーとパソコン系は別系統の電源から取る方が良い。

成人男子会場においては、コピー機は予備を含めて２台有った方が良いか要検討。スコアカードのコピーが始まると割り込んでのコピーが出来ない。
割り込んでのコピーは僕の知る限り3回くらい有った様な気がする。（64回大会）


全県にサイン入りの結果を1−2日目両日共にコピーして渡すので膨大な枚数をコピーする。
最後の方はかなり色が薄くなった。（64回大会）



入力スタッフは出来たら3日間同じ人間がいい。
僕を含めてチームである意識を持ち、互いに支えあえる様にする。入力練習の時に顔合わせをしてチーム意識を持つ。






記録会場に電話は有った方が良い。ファックスは、どちらでも良い様な気がする送信は2回位しかしなかった。
2-3枚ファックスはフロントに届いて、持って来てもらった。別自治体（責任者が違う）の会場の開始届けと終了届けである。（64回大会）

多分、番号が分らないからこうなったんだと思う（僕も最後まで分らなかった）。（64回大会）



記録会場同士の連絡を密にする。
スタッフ個人の携帯を使った連絡が多発するのは良くない。（64回大会）
システム自身にチャット的な機能を入れると良いかも知れない。パスワードが正しい場合にだけ見えるウインドウを作る。

スカイプを使ったらどうだろうか？
記録室同士のコミュニケーションに非常に良いと思う。
電話もなければいけないが......


各会場にパソコンをメンテ出来る人がいた方が良い。
用意されたパソコンが調子悪い時に自力でメンテ出来る様にする。


本システムでは windows xp+IE8でキチンと動くが、IE8の互換モードでは動かないので注意する事（64回大会）

早い時期から業務で使っているパソコンを使い動きが適切かを見て問題がある場合は、早めに連絡をする。

とにかくテスト、テスト、テスト、テスト。
本番会場でテスト、本番の賞状用紙でテスト、同じタイムテーブルでテスト！！！






以下が当日の構成(64回大会)

パソコン デスクトップ : 2台+1台の予備
プリンタ賞状用 : 2台
レーザA4 : 1台
ADSLモデム : 1台（予備が有った様な気がするが）
ハブ : 1台
コピー機１台

ファックス１台
冷水器
白版2枚

当初、レーザA4プリンタはバッファロー社のPrint Server(LPV3-TX1:販売終了品)で、ブレーカーダウンの後では、不調のためUSBで接続（64回大会）
それ以外の機種は覚えていないがいずれも１−２世代前の機種（機種的には十分使えた）
写真を確認したらレーザーはLP-7900インクジェットはLP-3700だった。

発注時にOSの指定とブラウザの指定がキチンとなされた方が良い。特に今回はIE8が必要だった。テスト用に弊社に（最初）来たのはIE6だった。


有線LANで構成。

このような場合、（個人的な見解だが）無線LANである必要は無いと思う。
設定やトラブル時の修復の問題などを考えるとハブとLANケーブルを(予備を含めて)多めに持っている事でいいかと思う。

コピー機の基盤が壊れて交換した。（64回大会）



【スコアカードの整理】

上がって来たスコアカードは5枚コピーされてパソコン入力、手計算、スコアボード（成績表示）、他の所に持って行かれる。

コピーの縦横を間違えない様に窓を開けた紙を置いて、その窓に合わせてスコアカードを置く。
コピーして頂いたのはボランティアの方で2日間同じ人とは限らない。(64回大会)
慣れる事を期待するのではなく間違えない手順と仕掛けを考える事が必要。



練習日に一人の選手のスコアがパソコンに来なくて数字が合わなかった（64回大会）
机の上に順位順に並べて管理したのだが、窓を開けていたら風で飛んだ（64回大会）
順位順に並べるのは選手の順位をすぐに確認出来る様にという事だったのだが、手計算が優秀だったので後で確認することはなかった。（64回大会）


パンチで穴を「あらかじめあけた紙」にコピーして到着順にファイルして行ったらどうだろうか？
この方法ならば整理係の仕事は楽になるかも知れない。（要検討）







【データ入力】非常に重要な項目：

システム側とゴルフ場側の２系統のシステムで正確さを確認する。

システム側ではwebアプリの方と、フェールセーフ用のExcelにinとoutの数字を入れて合計の一致を確認しながら進める。
総数が一致する事で入力の適正さを確認する。

Excel入力、web入力、読み上げ、整理の４人組で作業を行う。





10件前後入力した所で、印刷して、ゴルフ場側の手計算に渡して読み合わせを行う。->1分で終了。
皆入力後に読み合わせを行うと45分かかった。（64回大会）

従来型の手作業とのマッチをかける事でデータの確定を行う。


ゴルフ場側では従来行われていた計算方法を行う。
従来の方法は非常に優れているので信頼が出来る。
最終ホールアウト後15分くらいで終了。



データの入力テスト時に一回データの不具合が起こった。（2009/09/01）
現象は再現していないが、いくつかのプログラム上の変更を行った。（該当箇所のソースは7行くらいなので手を入れる余地がない。）
ネットワーク上の問題点か、サーバーでの問題か分らない。
現象の再現->修正というプロセスを経ていないので、常に注意していること、データ構造の検証プログラムを作成する必要があるか検討。








【結果印刷】
入力内容が適切である事が決定したら、結果表を印刷して競技委員からサインをもらう。
サインをもらったら賞状の印刷を行う。
実際にはもう少し流れが違うので当日の指示に従う。




サインをもらった書類は一部システムでpdf化してサーバー上に保管する（と良いと思う）。

一部書類が取り違えられて出力された（反省）。
公式書類をどのボタンで出すのかがはっきり分らなかった事が問題なのでシステムに注意書きを入れる。（64回大会）


白版に、どの書類がいるのかを印刷して貼っておくのが良いかも知れない。
何かの、仕掛けを考えたいなあ。


この辺は競技日1-2日の流れをもう少しマニュアル化した方が良い。



【団体競技・個人競技賞状】

成年男子では監督を選手が兼ねるという規定があるので賞状には監督の名前を乗せない（賞状も出さない）。
少年男子・女子では監督を含めて4人の名前が有る。
賞状の枚数は表示人数に県用の1枚を加えた枚数になる。

上位3位までの賞状を作成して表彰式では手渡し、式の後で残りの人には手渡しをした（64回大会）
その流れに沿って必要な書類を出力する。




【総合賞】
男女総合と女子総合がある。
以前は少年女子が有った。今は女子のチームの中に一人少年年齢の選手を入れる事になっている。
総合競技については全種目で使われる為に受賞日の年月日や賞の名前が入ったフォーマットになる場合がある。



【賞状】

賞状の打ち出しのテストは、現場にインクジェットのプリンタが届いた時に一番に行う事。
ローラーが劣化していて、正式な賞状の厚みでは入らない事がある（64回大会=競技一日目にローラー摩耗により機械を変えた）
枚数の確認は出力担当者が練習日（一番最初の日）に行い、確定しておく。






賞状は印刷面に何も書かれていないものが良い。
大会名などは別にして、「競技」「第　位」「年　月　日」「女子総合競技」などの文字が書かれているのはExcelで別にうっておく。

本番の打ち出し練習は2日目の午前に行う。
１日目のデータを使い、実際の式次第に合わせて印刷を行う事で時間を計る。

実際に厚紙に打ち出しを行うと、どういうトラブルが起こるか分らない。
印字のかすれ、用紙の送りのトラブルなど考えられる。（64回大会：印字のかすれで賞状印刷が遅れた）

筆ペンと書道の達人を会場に配備出来たら良い（異字体の選手が入賞した場合の為）。


賞状の発行枚数：予備は入っていません（64回大会）
団体で8位タイの県が3県でたら、2県分10枚が余分に必要になるので注意

成人男子 団体 4枚 × 8県 = 32枚
成人男子 個人 1枚 × 8県 = 8枚
少年男子 団体 5枚 × 8県 = 40枚
少年男子 個人 1枚 × 8県 = 8枚
女　　子 団体 5枚 × 8県 = 40枚
女　　子 個人 1枚 × 9県 = 9枚  6位タイの選手が4人いたので9席まで発行

個人及び団体枚数合計：137枚

男女総合 8枚
女子総合 8枚




【スタート表の使われ方】

監督会議が終わった時点で、選手名の変更を行う。
その後で練習日のスタート表を出力。
監督会議日（練習日の前日）の作業になる。

よみがな入りと無しを必要数だけ出力。
常に翌日のスタート表を前日のうちに出力する。

種類と枚数をキャディマスタの方と打ち合わせる（十分打ち合わせをして３日間の必要書類の出力タイミングを打ち合わせる）。
出力して所定の方法（黒板に張る、袋に入れる等）で受け渡す。


「よみがな入りスタート表」は様々に使われるので飛び込みで要求が来る。
いつでも出せる様にスタッフが知っておく。
キャディさんが選手をお呼びするのに使ったりする。

よみがなと成績の入っている表も多く使われる。




ゴルフ場の支配人にあらかじめこのシステムの事を教えておいた方が良いかも知れない。
ゴルフ場側で使うスタート表に関しては勝手に打ち出してもらえるから。

競技日以降、結果の問い合わせがゴルフ場に来る。
男女総合の順位順の表を出してファックスの依頼が来た->メールでページの開き方と印刷方法を伝えた。（64回 : 9/28）





【入力の練習】

競技 2〜3 週間程度前に当日の入力スタッフを全員集めて行う。
競技日9/26-27の時に9/1に市のパソコン教室を半日とって行った。（64回大会）

64回大会ではこの時は入力スタッフだけが集ったが読み上げ、整理の2人も来て2日分の入力を同時に行ったら良かったかも知れない。
入力スタッフと読み上げ、整理のスタッフ全員が入力に慣れている事で人的なフェールセーフとなる。

その場合、３会場２日分2系統（Excelとwebアプリ用）の12台のパソコンが必要になる。



選手名はCSVで取り込んで、抽選番号を入れたデータを使う。
当日と全く同じシュミレーションが出来る。

このデータをSandBox(サンドボックス)と呼ぶことにした。
サンドボックスのデータは4つ作る。
この作業は抽選会のCSVの取り込み後に行う。


１：本番直前練習データ    ->公式練習日に入力練習に使うデータ
２：入力練習データ        ->全員入力練習の時に作成
３：イレギュラーデータ    ->2番のデータをコピーして、競技不成立などのシュミレーションに使う。
４：前回大会データ        ->前回のデータを使ってシュミレーソンが可能です



Excel等で作ったダミーデータを使い、本番と同じに入力作業を行う。
これにより入力に慣れる事ができる。




【フェールセーフExcel】
各会場にUSBメモリを配備して、入力されているフェールセーフExcelは名前を変えて必ずバックアップする事。

フェールセーフExcelの選手名はExcel作成時のものなので変わっている場合は注意する事。




【抽選会】

抽選会の抽選順と同じ並びのインターフェースが有れば良い。
またはチェックするのが楽な使い方の出来る表などが有ると良い。

修正出来るか要検討。->並び方のロジックが分らない（笑）。






【パスワードとデータの保全】

2009/09 現在、パスワードはサンドボックスと本番データの2種類を持っている。
今後はデータのロックを種目別、競技日別に持ち、システムの側で管理する。
パスワードに関しても種目別に持つ必要がある。


【天候】

気象庁のホームページで確認してアップする。（現在、成年男子2日目の部分要修正）
設置日にゴルフ場の住所を確認して気象庁のwebサイトをブックマークしておく。

入力係に手順を教えておく。



【共同通信様への情報提供】

サインが出た時点で記者の人に伝える。
本社側でCSVデータをダウンロードして。サーバーに取り込んで、現場の担当者がサイン入りのスコア表と確認をして、確定する。
->速報として全国に配信される。





【人名変更届】

最終的に確定したものを共同通信さんに渡す。

ドキュメントにはプログラムの記載ページを記入する。->プログラムを公式のドキュメントとしてそこからの変更を受け取る為。
探すのと校正するのが結構手間なので、プログラムと人員を用意しておく事
監督の場合にプログラムの記載ページの関しては注意すること。

今のwebにも変更の履歴はあるが、もっと形が変わった方が良い。

人名の変更に関しては１３人有った。4人は監督会議の時、1人は公式練習日（46回大会）

変更届をpdf化してアップするなりの手だてが有った方が良い。初期の頃は僕が変更するという事でメールで送ってもらっていたが、生年月日などが直し忘れる。（64回大会）







【開始記録・終了記録】

毎日、開始時に入力して、責任者の名前を入れて共同通信さんに渡す。このExcelは3日分作っておいた方が良い。
他の会場からファックスでもらうのだが、電話で受けた方が良い。

今後システムに書き込んでみることができる様にしておけば一番良いのではないか？







【リース業者（特に現場スタッフ）】

メンテナンス、代換え等で重要な役割を果たす。
彼らは専門知識を持ったプロフェッショナルなので尊敬を持って接する事が重要。

話しをしたら大阪の業者さんで国体専門の業者さんだった。
彼らはノウハウの宝庫なので尊敬を持って接する事で多くの情報を得ることができる。
非常に優秀なチーフだったのでとても助かった。会社名を聞いたら下請けなので勘弁して下さいと言われた。（64回大会）

各会場のスタッフがどの程度の力量かを話して何か問題があったら危ない会場へすぐ飛べる様に待機してもらうことができた。

何時くらいから賞状を打つからどういう事が発生する可能性があるかを話したら適切に対応してもらえた。
チーフでない人に話したら予備のインクをすぐに持って来てくれた->感謝。（64回大会）

彼らも重要なチームの一員なのだと言う認識が必要。

担当の窓口は、多くの場合元請けなので普通にガンガン言った方が良い（と思う）。








【JGA様ホームページへの反映】

1日目、個人成績と団体成績をExcelに貼ってメールで送る。
タイミングとしてはサインが出た時点とする。

2日目、個人成績と団体成績、総合成績をExcelに貼ってメールで送る。
タイミングとしてはサインが出て、賞状が出て全て終った時点とする。

送信先のメールアドレスは設置日に確認して、会場にあるメール送信が出来るマシンうを使う。

練習日に、練習データを使い送信のテストを行っておく。


速報は早い方がいいので急ぐ。






【その他】

メールを出せるマシンが現場に私のものしかなかったので少し検討した方が良い。
JGA様WEBの更新に使うExcelを送らないといけないのである。

リース品にメール設定をするのはまずいので、持ち込みのマシンをおいた方が良い。

メール以外にも大会に関係のない各種の書類が必要になるのでLANの口（ハブ）は３−４個余裕が有ると良い。






【プログラムの事】

perl＋html、CSS、JavaScriptで作成
データベースは使っていない。（処理時間的にもデータ量的にも問題が無い）
データはテキストファイルで持ち、毎回読み込んで処理する。

アバウトな本数
perl : 103本 100->300行程度、オブジェクト指向での開発
html : 77本
CSS : 22本
JavaScript : 12本



僕はゴルフした事有りません（笑）。
水泳は好きです。